Les documents financiers et comptables d’une entreprise doivent être conservés. Mais comment assurer ce stockage dans les meilleures conditions ?
Documents financiers : de quoi parle-t-on ?
Toutes les sociétés sont tenues d’avoir des documents comptables. Le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe constituent les comptes annuels.
Les livres comptables sont utilisés par le chef d’entreprise pour noter les flux financiers inhérents à son activité, au jour le jour. Il doit y noter régulièrement les entrées et les sorties d’argent dans deux colonnes spécifiques (crédit et débit). A cela s’ajoutent les pièces justificatives.
Ce sont des documents comme les factures, les bons de commandes. Ils sont à conserver pour justifier chaque ligne du ou des livres comptables que tient l’entreprise.
En fonction de la nature de l’activité, de la taille de l’entreprise et de son année de création, les documents s’amoncellent. Il est pourtant obligatoire de les conserver pendant des durées très précises.
Combien de temps doit-on conserver les documents financiers d’une entreprise ?
Il faut pouvoir présenter toute pièce comptable ainsi que les pièces justificatives associées pendant une durée de 10 ans au minimum.
Cela veut dire qu’à chaque clôture d’un exercice comptable, vous devez compter 10 ans de conservation, avant de pouvoir considérer les documents comme périmés.
Il peut être tentant de vouloir faire de la place, si vous avez une pièce dédiée au stockage des archives. Mais sachez que si un organisme étatique ou de contrôle vous demande une pièce et que vous êtes dans l’impossibilité physique de la lui présenter, vous encourrez une amende de 1 500 euros.
Même sans avoir détruit ces papiers, vous pouvez ne pas les retrouver parce qu’ils se trouvent quelque part, entre d’autres milliers de documents, faute d’avoir trouvé le temps d’organiser vos archives. Comment remédier à cela ?
Comment archiver correctement ses documents financiers professionnels ?
Quand on crée son entreprise, il est important de réfléchir à une méthode de classement efficace, pour pouvoir retrouver un document à la demande. Certains adoptent l’ordre alphabétique. La méthode la plus simple est de procéder par ordre chronologique, année après année.
Il est désormais obligatoire de procéder à la numérisation des documents. Il s’agit d’une tâche chronophage, surtout si vous ne pouvez pas embaucher une personne pour le faire.
Pourquoi ne pas externaliser cette tâche à des sociétés spécialisées ? Elles peuvent se charger de tout : stocker vos archives papier (gain de place), trier vos documents, en fonction de leur durée de conservation.
Mieux, chaque document est numérisé et stocké dans une banque de données, à laquelle vous avez accès à tout moment.
Tout est sécurisé. Que ce soit au niveau de l’endroit de l’archivage papier ou par cryptage pour les documents numériques. Les données comptables et financières de votre entreprise, ne sont connues que de vous et de vous seul.
Même lors d’un déménagement, vos archives peuvent vous suivre sur votre nouveau lieu de travail. N’hésitez pas à prendre contact avec ces professionnels pour obtenir l’archivage efficace dont vous avez besoin pour votre entreprise.